Przyjmowanie zgłoszeń sygnalistów

Możliwość zgłaszania naruszeń prawa przez sygnalistów wynika z:

• Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz
• ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928). Ww. ustawa weszła w życie 25 września 2024 r., z wyjątkiem regulacji dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, które wchodzą w życie 25 grudnia 2024 r.

Realizując przepisy ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 października 2024 r. ustalono Procedurę zgłaszania naruszeń i zasad ochrony sygnalistów w Polmark Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. k.

Podstawowe informacje 

Aby zostać sygnalistą i korzystać z ochrony przewidzianej w ustawie o ochronie sygnalistów należy spełnić kilka obowiązkowych wymogów.

Przed zgłoszeniem naruszenia prawa w trybie ustawy o ochronie sygnalistów należy zatem sprawdzić i upewnić się, czy przekazywany sygnał spełniać będzie poniżej wskazane kryteria.

Działanie w dobrej wierze

Sygnalista podlega ochronie, która została określona w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów, od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Warunkiem objęcia ochroną jest to, że:

• sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz
• informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego stanowi informację o naruszeniu prawa.

Zakres zgłoszenia

Naruszeniem prawa, które może być przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego w Polmark Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. k., jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące wyłącznie:

a.      korupcji;

b.      usług, produktów i rynków finansowych;

c.      przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

d.      bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

e.      bezpieczeństwa transportu;

f.      ochrony środowiska;

g.      bezpieczeństwa żywności i pasz;

h.  ochrony konsumentów;

i.  ochrony prywatności i danych osobowych;

j.  bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

k.  rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

l.  konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela.

Kontekst związany z pracą 

Sygnalistą może być zatem osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną wyłącznie w kontekście związanym z pracą, w tym:

a.      pracownik;

b.      pracownik tymczasowy;

c.      osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy

         cywilnoprawnej;

d.      przedsiębiorca;

e.      prokurent;

f.      akcjonariusz lub wspólnik;

g.      członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

h.      osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

i.      stażysta;

j.      wolontariusz;

k.      praktykant;

Stosowanie trybu zgłoszenia wewnętrznego.

Zgłoszenie powinno nastąpić w trybie określonym w ustawie o ochronie sygnalistów oraz zgodnie  z regulacjami Procedury zgłaszania naruszeń i zasad ochrony sygnalistów w Polmark Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp.k. (treść Procedury dostępna jest tutaj).

Zgłoszenia naruszeń prawa należy dokonać wyłącznie w postaci elektronicznej, poprzez wysłanie wiadomości mailowej zawierającej treść zgłoszenia na adres: sygnalista@polmark.pro

Treść zgłoszenia.

Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności poniższe informacje:

® imię i nazwisko oraz adres do kontaktu tj. adres korespondencyjny;

® rodzaj nieprawidłowości i jej szczegółowy opis;

® sposób, w jaki uzyskano wiedzę o nieprawidłowości;

® datę wystąpienia nieprawidłowości lub zdarzenia, które do niej doprowadziło albo może doprowadzić,

® dane osób, które dopuściły się nieprawidłowości,

® informację o posiadanych lub znanych dokumentach, które mogą potwierdzić występowanie nieprawidłowości.

Anonimowe zgłoszenia naruszenia prawa skierowane do Polmark Spółka z ograniczoną odpowiedzialności Sp.k. zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.

Ułatwiający dokonanie zgłoszenia jest „Formularz zgłoszenia naruszenia prawa” (w formie edytowalnej formularz dostępny jest tutaj).

LUB 

Załączniki:

• Procedura zgłoszenia naruszeń i zasad ochrony sygnalistów.
• Formularz zgłoszenia naruszenia prawa
• Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych.